Cómo controlar el stock de tu negocio: guía práctica para PyMEs

En casi todas las PyMEs que venden productos pasa lo mismo: el sistema, la planilla o el cuaderno dicen que hay 40 unidades, y en el depósito hay 31. Nadie sabe bien cuándo se generó la diferencia, así que se corrige el número y se sigue. Al mes siguiente vuelve a pasar.

Tener el stock controlado significa poder responder cuatro preguntas sin ir al depósito a contar: qué hay, dónde está, cuánto vale y cuándo hay que reponerlo.

En esta guía vemos, paso a paso, cómo ordenar el control de stock de una PyME: desde el primer conteo hasta los indicadores que conviene revisar todos los meses. Sirve tanto si usás una planilla como si ya tenés un sistema de gestión.

Por qué el stock nunca coincide

Antes de ordenar nada, conviene entender de dónde salen las diferencias. En la mayoría de los casos vienen de movimientos chicos que nadie registró:

• Ventas que se entregan antes de cargarse. El cliente se lleva la mercadería y la venta se carga "después", o no se carga.
• Devoluciones y cambios. El producto vuelve al depósito, pero nadie lo suma al stock.
• Compras que llegan distinto de lo pedido. Se carga la orden de compra completa y en realidad llegaron menos unidades.
• Roturas, vencimientos y muestras. Mercadería que sale del depósito sin que haya una venta.
• Productos duplicados o mal codificados. El mismo artículo existe dos veces con códigos distintos, y las ventas se reparten entre los dos.

Por separado parecen detalles, pero después de unos meses explican por qué el stock "teórico" y el real se separan.

Paso 1: ordená tu catálogo de productos

El control de stock empieza antes de contar. Si la lista de productos está desordenada, cualquier conteo va a dar mal.

Revisá tu catálogo y asegurate de que:

1. Cada producto tenga un código único. Puede ser un código interno o el código de barras del fabricante, pero uno solo por artículo.
2. No haya duplicados. "Tornillo 8x40", "Tornillo 8 x 40" y "TORN 8X40" suelen ser el mismo producto.
3. La unidad de medida esté clara. Si comprás por caja y vendés por unidad, definí cuántas unidades trae cada caja y en qué unidad se lleva el stock.
4. Las variantes estén separadas. Si un producto viene en talles o colores, cada combinación es un artículo distinto a efectos de stock.

Es el paso más aburrido, pero si lo salteás, los conteos y los reportes van a arrastrar los mismos errores del catálogo.

Paso 2: hacé un conteo inicial

Para controlar el stock necesitás un punto de partida real. Eso significa contar todo lo que hay, una vez, con cuidado.

Algunas recomendaciones para que el conteo salga bien:

• Elegí un momento sin movimiento. Un fin de semana o después del cierre. Si se vende mientras se cuenta, los números no cierran.
• Dividí el depósito en zonas. Asigná cada estantería o sector a una persona o pareja, y marcá lo que ya se contó.
• Contá de a dos cuando puedas. Una persona cuenta y otra anota. Los errores bajan mucho.
• Registrá todo, incluso lo dañado. Lo que está roto o vencido se cuenta aparte, para darlo de baja en lugar de dejarlo en el stock.
• Cargá los resultados el mismo día. Cuanto más tarde se carguen, más movimiento nuevo se mezcla con el conteo.

A partir de ese conteo, el stock se modifica únicamente a través de movimientos registrados.

Paso 3: registrá cada movimiento

Desde el conteo inicial en adelante, ninguna unidad entra ni sale del depósito sin un registro. Si eso se cumple, el stock teórico y el real se mantienen alineados.

Estos son los movimientos que hay que registrar:

Dos detalles en los que se suele fallar:

• Registrá la recepción, no la orden de compra. Si pediste 100 y llegaron 92, el stock tiene que sumar 92.
• Los ajustes siempre llevan motivo. "Rotura", "vencimiento", "diferencia de conteo". Así, a fin de mes podés ver cuánta mercadería se pierde y por qué.

Si tenés más de un depósito o sucursal, el stock se lleva por separado en cada uno. Saber que tenés 50 unidades "en total" no sirve si están todas en la sucursal equivocada.

Paso 4: definí stock mínimo y punto de pedido

Con el stock al día, el siguiente paso es saber cuándo comprar. Para eso sirven dos números:

• Stock de seguridad: la cantidad mínima que querés tener siempre, por si el proveedor se demora o las ventas suben de golpe.
• Punto de pedido: el nivel de stock en el que hay que hacer la compra para que la mercadería llegue antes de quedarte sin nada.

Una forma simple de calcular el punto de pedido:

Punto de pedido = ventas diarias promedio × días que tarda el proveedor + stock de seguridad

Un ejemplo. Vendés en promedio 10 unidades por día de un producto, el proveedor tarda 7 días en entregar y querés tener un margen de 3 días de venta (30 unidades):

• Ventas durante la espera: 10 × 7 = 70 unidades
• Stock de seguridad: 30 unidades
• Punto de pedido: 100 unidades

Cuando el stock de ese producto baja a 100, es momento de comprar. No hace falta hacer este cálculo para todo el catálogo: empezá por los productos que más vendés y por los que más tarda en reponer el proveedor.

Revisá estos números cada tanto. Si las ventas cambian o el proveedor empieza a demorarse más, el punto de pedido también cambia.

Paso 5: hacé conteos cíclicos

Un inventario completo una vez por año no alcanza para detectar problemas a tiempo. Y contar todo el depósito todos los meses es muy costoso.

La alternativa son los conteos cíclicos: contar una parte del stock cada semana, de forma que a lo largo del año pases por todos los productos, y por los más importantes varias veces.

Para decidir qué contar más seguido se usa la clasificación ABC:

Cuando un conteo encuentra una diferencia, además de ajustar el número, buscá la causa: una venta que no se cargó, una devolución, un producto duplicado. Si la misma causa aparece seguido, hay algo para cambiar en la forma de trabajar.

Paso 6: mirá los indicadores una vez por mes

Con el stock ordenado, unos pocos números te dicen si el control está funcionando y dónde está la plata inmovilizada:

• Diferencias de inventario. Cuánto se ajustó en los conteos del mes, en unidades y en pesos. Si baja mes a mes, el proceso está funcionando.
• Rotación. Cuántas veces se vende el stock de un producto en un período. Un producto que rota poco ocupa lugar y plata.
• Días de stock. Para cuántos días de venta te alcanza lo que tenés. Muy pocos días significa riesgo de quiebre; demasiados, plata parada.
• Productos sin movimiento. Artículos que no se vendieron en los últimos 90 o 180 días. Son candidatos a liquidar, promocionar o dejar de comprar.
• Quiebres de stock. Cuántas veces te quedaste sin un producto que te pidieron. Además de la venta, a veces se pierde el cliente, que se va a comprar a otro lado.

Con inflación, estos números pesan más: la mercadería que no rota pierde valor frente al costo de reposición, y la plata inmovilizada en stock no se puede usar para otra cosa.

Si trabajás con productos que vencen

En rubros como alimentos, bebidas, cosmética o farmacia, además de cuántas unidades hay, necesitás saber de qué lote son y cuándo vencen.

En ese caso, conviene:

• Registrar el lote y el vencimiento en cada compra.
• Despachar primero lo que vence primero. Ubicá la mercadería en el depósito de forma que lo más viejo quede adelante.
• Revisar los vencimientos próximos todas las semanas, para poder promocionar esos productos antes de que haya que tirarlos.

Errores comunes al controlar el stock

• Ajustar el número y seguir. Si nadie busca de dónde salió la diferencia, vuelve a aparecer el mes siguiente.
• Cargar las ventas al final del día o de la semana. Mientras tanto, el stock que ve el resto del equipo está mal.
• Que cualquiera pueda modificar el stock. Los ajustes tienen que estar limitados a pocas personas y siempre con motivo.
• No contar nunca porque "el sistema lo sabe". El sistema sabe lo que se le cargó. Los conteos cíclicos son la forma de comprobarlo.
• Llevar el stock en un lugar y las ventas en otro. Si la venta no descuenta el stock automáticamente, tarde o temprano alguien se olvida de hacerlo.

Planilla o sistema de gestión

Todo lo que vimos se puede hacer con una planilla, y para un negocio con pocos productos y un solo depósito puede alcanzar. El problema aparece cuando hay varias personas vendiendo, más de un depósito o cientos de artículos: cada movimiento depende de que alguien se acuerde de anotarlo en el lugar correcto. Si te pasa eso, en esta guía repasamos las señales de que tu empresa ya superó el Excel.

Con un sistema de gestión, la venta, la compra y la devolución actualizan el stock en el mismo momento en que se registran. El stock por depósito, los mínimos y los productos sin movimiento quedan a la vista sin tener que armar un reporte.

En resumen

No hace falta implementar todo de una vez. Si tuvieras que elegir por dónde arrancar, ordená el catálogo, hacé un conteo y empezá a registrar cada movimiento en el momento. Con eso solo, las diferencias de stock bajan bastante. Los puntos de pedido, los conteos cíclicos y los indicadores se pueden sumar después, cuando esa base ya funcione.

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