Cuentas corrientes de clientes: cómo llevarlas y cobrar a tiempo

Un cliente llama para hacer un pedido y, de paso, comenta que la factura del mes pasado ya la pagó. Vas a la planilla y figura impaga. Revisás el banco y hay una transferencia de ese importe, pero viene de otra razón social y nadie la había asociado a ese cliente. Mientras tanto, otro cliente que lleva tres meses sin pagar sigue comprando porque el vendedor no sabía que tenía deuda.

Vender a cuenta corriente es parte del día a día de casi cualquier distribuidora, mayorista o empresa que le vende a otras empresas. Lo difícil es llevar bien las cuentas. Una cuenta corriente ordenada te deja contestar rápido cuatro preguntas: cuánto te debe cada cliente, qué facturas incluye esa deuda, desde cuándo está vencida y si le podés seguir vendiendo.

En esta guía vemos cómo organizar las cuentas corrientes de tus clientes y cómo armar una rutina de cobranza que no dependa de acordarse.

Qué tiene que registrar una cuenta corriente

La cuenta corriente de un cliente es el registro de todo lo que le facturaste y todo lo que te pagó. La diferencia entre las dos cosas es el saldo, lo que te debe hoy.

Estos son los comprobantes que la mueven:

Con esos movimientos en orden, el resumen de cuenta de un cliente se ve más o menos así:

Cualquier persona de la empresa debería poder mirar ese resumen y entender qué pasó, sin tener que preguntarle a quien lo armó.

Por qué los saldos terminan mal

Cuando un saldo no coincide con lo que dice el cliente, casi siempre hay un movimiento que se registró mal o que no se registró. Los más comunes:

• Transferencias que nadie identifica. El pago llega desde la cuenta de otra empresa del mismo dueño, de un familiar o del estudio contable, y queda flotando en el banco sin asignarse a ningún cliente.
• Pagos parciales sin detalle. El cliente paga una parte "a cuenta" y no queda claro qué factura canceló.
• Devoluciones sin nota de crédito. La mercadería vuelve, pero la factura sigue figurando completa.
• Descuentos acordados por teléfono. El vendedor le dijo al cliente que le hacía un 5 % por pagar en término, el cliente pagó con el descuento y en la cuenta quedó una diferencia que nadie entiende.
• Retenciones que no se cargan. Algunas empresas son agentes de retención: cuando te pagan, descuentan una parte para impuestos (IVA, Ingresos Brutos o Ganancias) y te mandan un certificado. Si solo cargás lo que entró al banco, la diferencia queda como deuda del cliente cuando en realidad ya está paga.
• Cheques que se dan por cobrados antes de tiempo. Se carga el pago cuando se recibe el cheque y después el cheque es rechazado.

Ninguno de estos errores es grave por separado. El problema es que se acumulan y, a los pocos meses, ya no sabés si el saldo de un cliente es real.

Paso 1: definí las condiciones antes de vender a crédito

Muchas empresas abren cuentas corrientes de palabra: el cliente es conocido, compra seguido, y un día empieza a llevarse la mercadería y pagar después. Funciona hasta que hay que reclamar un pago y no hay nada acordado.

Antes de habilitar a un cliente, dejá definido:

• El plazo de pago. Por ejemplo, 30 días desde la fecha de factura. Si tenés clientes con plazos distintos, que quede registrado en la ficha de cada uno.
• El límite de crédito. Cuánto te puede llegar a deber como máximo.
• Los medios de pago que aceptás. Transferencia, cheque, echeq, y si los cheques tienen que ser a no más de cierta cantidad de días.
• Qué pasa si se atrasa. Si se cobran intereses, desde cuándo, y en qué momento se frena la venta a cuenta corriente.

No hace falta un contrato. Alcanza con un mail o un mensaje donde el cliente confirme las condiciones, para tener algo a qué remitirse si después hay un desacuerdo.

Cómo calcular un límite de crédito razonable

Una forma simple de arrancar es tomar lo que el cliente compra en promedio por mes y ajustarlo según el plazo que le das:

Límite de crédito = compras mensuales promedio × (días de plazo ÷ 30) × 1,2

El 1,2 deja un margen del 20 % para meses en que compra un poco más. Si un cliente compra en promedio $2.000.000 por mes con 30 días de plazo, el límite queda en $2.400.000. Con clientes nuevos conviene empezar más bajo y subirlo a medida que demuestran que pagan en término.

Revisá los límites cada tanto. Con inflación, un límite fijado hace un año probablemente ya no tenga relación con lo que el cliente compra hoy.

Paso 2: registrá cada comprobante en el momento

La cuenta corriente sirve si está al día. Si las facturas se cargan a fin de mes o los pagos se registran "cuando hay tiempo", el saldo que ve el vendedor no es el real.

Prestá atención a dos situaciones:

• Mercadería entregada con remito y facturada después. Si entregás con remito y facturás a fin de mes, los remitos pendientes de facturar también son deuda del cliente. Tienen que estar a la vista al decidir si le seguís vendiendo, aunque todavía no estén en la cuenta corriente.
• Devoluciones y descuentos. Cada devolución lleva su nota de crédito, y cada descuento que se acuerde después de facturar también. Si no hay comprobante, la diferencia va a aparecer al momento de cobrar.

Paso 3: imputá cada pago a facturas concretas

Imputar un pago es indicar qué facturas cancela. Parece un detalle, pero es lo que después te permite saber qué está vencido y qué no.

La regla más usada es imputar los pagos a las facturas más viejas primero, salvo que el cliente indique otra cosa. Un ejemplo:

• Factura del 05/09 por $300.000, vencida.
• Factura del 20/09 por $450.000, vence el 20/10.
• El cliente paga $500.000.

El pago cancela completa la factura del 05/09 y $200.000 de la del 20/09. Quedan $250.000 pendientes de esa segunda factura, que todavía no venció. Si en vez de imputarlo lo dejás "a cuenta", ves un saldo de $250.000 pero no sabés si está vencido.

Algunos casos que conviene resolver así:

• Transferencias sin identificar. Pedile a cada cliente que mande el comprobante cuando paga, con el número de factura. Las transferencias que igual no se identifican, anotalas aparte y revisalas todas las semanas. Si pasan muchos días, es más difícil saber de quién son.
• Retenciones. El certificado de retención se carga como parte del pago. Si el cliente pagó una factura de $1.000.000 transfiriendo $970.000 y te mandó un certificado por $30.000, la factura queda cancelada.
• Cheques y echeqs. Registralos con su fecha de cobro. Hasta que se acrediten, la deuda está cubierta pero la plata todavía no está en el banco. Si un cheque es rechazado, la factura vuelve a quedar impaga y los gastos del rechazo se le cargan al cliente con una nota de débito.

Paso 4: mirá la antigüedad de la deuda

El saldo total de un cliente dice poco. Un cliente que debe $3.000.000 en facturas que vencen la semana que viene está en una situación muy distinta a uno que debe $800.000 desde hace cuatro meses.

Por eso, además del saldo, conviene ver la deuda separada según cuánto tiempo lleva vencida:

Con esta tabla es fácil decidir a quién llamar primero. Distribuidora Norte tiene un atraso chico, que suele resolverse con un recordatorio. Ferretería López lleva más de un mes, así que corresponde llamar. Con Comercial del Sur hace falta una conversación distinta, probablemente para acordar un plan de pagos antes de venderle algo más.

Mirá esta tabla una vez por semana, y el total una vez por mes. Si la columna de más de 90 días crece mes a mes, hay que revisar a quién se le está dando crédito.

Paso 5: armá una rutina de cobranza

La mayoría de los clientes que pagan tarde no lo hacen de mala fe. Se les pasó, la factura quedó en la casilla de otra persona o están esperando que alguien la apruebe. Por eso, un recordatorio a tiempo resuelve buena parte de los atrasos.

Una rutina que funciona para muchas PyMEs:

1. Unos días antes del vencimiento, mandá el resumen de cuenta o un recordatorio con las facturas que vencen.
2. El día del vencimiento, si no llegó el pago, un mensaje corto para confirmar que está en camino.
3. A la semana de vencido, una llamada. Por teléfono es más fácil saber qué pasa y acordar una fecha.
4. A los 30 días, se frena la venta a cuenta corriente hasta que el cliente regularice. Puede seguir comprando de contado.
5. A los 60 o 90 días, se acuerda un plan de pagos por escrito. Si no se cumple, recién ahí se evalúa una vía legal.

El recordatorio no tiene que ser formal. Un mensaje así suele alcanzar:

Hola Martín, ¿cómo estás? Te escribo de la administración de Distribuidora Andes. El viernes 24 vence la factura 0001-00000437 por $320.000. Te dejo el resumen de cuenta adjunto. Cualquier cosa avisame.

Lo más importante es que haya una persona responsable de la cobranza y un día fijo de la semana para hacerla. Si la cobranza queda repartida entre los vendedores, cada uno la hace a su manera y nadie tiene la foto completa.

Lo que cuesta cobrar tarde

Con inflación, cada día de atraso tiene un costo. Si la inflación es del 2 % mensual y un cliente te paga una factura de $1.000.000 con dos meses de atraso, esa plata te alcanza para reponer cerca de un 4 % menos de mercadería que si la hubieras cobrado en fecha.

Hay dos herramientas para compensarlo:

• Intereses por mora, que se cargan con una nota de débito. Conviene que estén acordados de antemano, porque cobrarlos de sorpresa suele generar discusiones.
• Descuento por pronto pago, para los clientes que pagan antes del vencimiento. A veces resulta más barato que financiar a todos a 30 o 60 días.

En cualquiera de los dos casos, el cálculo tiene que quedar documentado en un comprobante. Si se aplica "de palabra", vuelve a aparecer como diferencia en la cuenta.

Errores comunes con las cuentas corrientes

• Vender sin mirar el saldo. Si el vendedor no ve la deuda ni el límite al momento de tomar el pedido, el límite de crédito no sirve de nada.
• Corregir saldos sin comprobante. Borrar una diferencia "para que cierre" deja la cuenta sin explicación. Toda corrección lleva una nota de crédito o de débito con su motivo.
• No conciliar con el banco. Si nadie compara los pagos registrados con lo que efectivamente entró, las transferencias sin identificar y los cheques rechazados se descubren tarde.
• No mandar resúmenes de cuenta. Cuando el cliente recibe su resumen todos los meses, las diferencias aparecen enseguida y se resuelven mientras todos se acuerdan de qué pasó.
• Mantener el mismo límite para siempre. Los clientes cambian, y lo que era razonable hace un año puede ser poco o demasiado hoy.

Planilla o sistema de gestión

Todo esto se puede llevar en una planilla, y con pocos clientes puede funcionar. Se complica cuando hay varias personas facturando y cobrando, cuando los clientes pagan con cheques y retenciones, o cuando el vendedor necesita saber el saldo de un cliente mientras está con él. En esta guía sobre Excel y sistemas de gestión hay más señales de que la planilla ya quedó chica.

En un sistema de gestión, la factura suma a la cuenta del cliente y el recibo resta en el momento en que se registran. El saldo, la antigüedad de la deuda y el límite de crédito quedan a la vista de quien los necesite, y el resumen de cuenta se genera sin armarlo a mano.

En resumen

Si tus cuentas corrientes hoy están desordenadas, no hace falta resolver todo de una vez. Empezá por conciliar los saldos con tus clientes más grandes, definí plazos y límites para cada uno, y fijá un día de la semana para revisar la deuda vencida. Con eso ya vas a notar la diferencia en lo que entra cada mes.

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