Facturación electrónica con ARCA: guía práctica para PyMEs

Facturar parece simple hasta que aparece el primer problema: una Factura B que tenía que ser A, un cliente que pide la factura con otro CUIT o una venta de fin de mes que quedó sin facturar. Cada uno de esos errores se corrige con más papeles y más tiempo.

Esta guía repasa lo básico de la facturación electrónica en Argentina: qué comprobante corresponde en cada caso, qué hace falta para facturar desde un sistema y cómo evitar los errores más comunes.

AFIP ahora es ARCA

En octubre de 2024 la AFIP pasó a llamarse ARCA (Agencia de Recaudación y Control Aduanero). Para facturar no cambió casi nada: la clave fiscal, los puntos de venta y los servicios para emitir comprobantes siguen funcionando igual.

Qué factura te corresponde emitir

La letra de la factura depende de tu condición frente al IVA y de la de tu cliente:

Para una Factura A el cliente tiene que tener CUIT. Además, ARCA pide informar en cada comprobante la condición frente al IVA del cliente, así que conviene tener ese dato bien cargado en la ficha de cada uno. Si está mal, la factura sale con la letra equivocada.

Dos formas de facturar: el sitio de ARCA o un sistema

Con pocas facturas por mes, el servicio Comprobantes en línea de ARCA alcanza: entrás con clave fiscal, cargás los datos y descargás el PDF. El problema es que todo se tipea a mano y nada queda conectado con tus ventas, tu stock o tus cobranzas.

Un sistema de gestión factura a través de los web services de ARCA. La factura se arma con los datos de la venta que ya cargaste, ARCA la autoriza en segundos y el comprobante queda guardado junto a la operación.

Cada método usa su propio punto de venta. Si hoy facturás en Comprobantes en línea y pasás a un sistema, necesitás crear un punto de venta nuevo para el sistema.

Cómo dejar listo un sistema para facturar

La conexión con ARCA se configura una sola vez. Hace falta un punto de venta para web services y un certificado digital que autorice al sistema a facturar en nombre de tu empresa, y los dos se tramitan con tu clave fiscal.

En CTF Business te acompañamos en esa configuración hasta dejar el sistema conectado y emitiendo la primera factura. De tu lado, lo único que conviene revisar antes de empezar son los datos de tus clientes: CUIT y condición frente al IVA de cada uno, sobre todo de los que reciben Factura A.

Qué pasa cuando emitís una factura

El sistema le envía a ARCA los datos del comprobante: tipo, punto de venta, cliente, importes y alícuotas de IVA. ARCA los valida y, si están bien, devuelve el CAE (Código de Autorización Electrónico). Una factura sin CAE no tiene validez.

La numeración es correlativa por punto de venta y por tipo de comprobante, y la controla ARCA. Por eso no se pueden saltear números ni reutilizarlos.

Si facturás servicios, ARCA pide además el período facturado (desde y hasta) y la fecha de vencimiento del pago.

Notas de crédito: cómo corregir una factura

Una factura autorizada no se puede borrar ni modificar. Si tiene un error, si el cliente devolvió mercadería o si hiciste un descuento después de facturar, se emite una nota de crédito asociada a la factura original y con la misma letra.

La nota de crédito puede ser por el total o por una parte. Si la factura salió con la letra equivocada, se anula entera con una nota de crédito y se emite una nueva con la letra correcta.

Factura de Crédito Electrónica (FCE MiPyME)

Si tu PyME le vende a una empresa grande y la operación supera un monto mínimo que fija ARCA, en lugar de una factura común tenés que emitir una Factura de Crédito Electrónica. El monto se actualiza cada tanto, así que conviene consultarlo con tu contador.

La FCE lleva datos que una factura común no tiene: tu CBU y la fecha de vencimiento del pago. El cliente tiene un plazo para aceptarla o rechazarla, y una vez aceptada se puede negociar como un título de crédito.

Errores comunes

• Condición frente al IVA mal cargada. La factura sale con la letra equivocada y hay que anularla con nota de crédito.
• Factura A a un cliente sin CUIT cargado. ARCA la rechaza.
• Importe distinto al de la venta. Pasa cuando el descuento se aplica por fuera y la factura se arma a mano.
• Servicios sin período facturado. ARCA rechaza el comprobante.
• Dejar la facturación para fin de mes. Se juntan decenas de ventas, aumentan los errores y alguna queda sin facturar.

Facturar desde el sistema de gestión

En CTF Business la factura se genera desde la venta o la orden de servicio, con los mismos productos, precios y descuentos. El sistema elige la letra según tu condición frente al IVA y la de tu cliente, y avisa antes de enviar si falta un dato, como el CUIT para una Factura A.

Desde ahí podés emitir Facturas A, B y C, notas de crédito totales o parciales (también a partir de una devolución) y Facturas de Crédito Electrónica. Si tenés muchas ventas pendientes, la facturación masiva las emite todas juntas, y cada comprobante queda con su PDF listo para enviar.

Si además vendés a crédito, en esta guía sobre cuentas corrientes se explica cómo llevar lo que te deben y cobrar a tiempo.

En resumen

Antes de pensar en el sistema, revisá dos cosas: que cada cliente tenga bien cargados su CUIT y su condición frente al IVA, y que la factura salga de la venta y no se arme aparte. Con eso se evitan la mayoría de las notas de crédito.

Si querés ver cómo se factura desde un sistema conectado a ARCA, podés probar CTF Business 15 días sin cargo o revisar los planes y precios.